医院药品采购工作制度中对药品的首营及供应商管理未建立相应的管理制度。自医院实行“计采分离”，总体原则是药品采购计划由药学部编制，采购环节由采购办负责。在后续的工作过程中发现以往的供应商管理比较混乱，主要表现在供应商资质材料不齐全，未及时更新；医院部分药品首营资料审核欠完整，企业的证照过期等。
立项的背景：亟待对医院药品及供应商进行档案管理。
方法：借助Microsoft Office Excel软件，对XX年医院所有的药品及供应商建立档案，并运用该软件强大的统计、筛选及汇总等功能，对收集的资质材料是否齐全，证照是否过期进行筛选提示，及时通知供应商更新。
结果：
1、XX年与医院有业务往来的供应商共XX家，收集的供应商资质材料包括：加盖供货单位公章的药品生产经营许可证、公司营业执照、经销公司GSP证、法人身份证复印件；药品购销合同、廉政协议、诚信经营承诺书和质量保证协议。通过筛选提示，及时通知供应商更新资料，目前所有供应商资质材料齐全，符合医院管理要求。
2、XX年通过医院药事管理与治疗学委员会确定的医院基本药物目录共XX个品规（其中化学药品与生物制剂XX个、国家谈判药品XX个、中成药XX个、其他XX个）及经医院程序审批的临时采购药品（共计XX个）资质资料（包括加盖供应商公章的药品生产许可证、公司营业执照、药品GMP证书、药品的注册批次批件、药品补充申请批件、药品再注册批件、质量标准、检验报告及唯一配送委托书）进行建档，并及时更新。
效果评价：通过对医院有业务往来的供应商及所有的药品建立档案，规范档案管理，确保了向医院供货的供应商合法性、医院临床使用的药品合法性。实施以来，采购办严格执行国家、省市药品采购文件精神，严格遵守药品采购供应管理制度与工作流程，按照医院审批的药品采购目录和固定的供应渠道，规范实施采购，保证了临床用药。