企业会计档案管理制度 篇一
一、凡公司各个基层单位、部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定向本单位档案管理部门移交，集中管理，任何单位和个人不得将档案据为已有。
二、各基层单位、部门领导应重视各自单位文件资料的管理和档案立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。
三、各基层单位、部门的档案管理工作由行政管理部负责监督和指导。
四、归档内容
1、凡是反映本单位、本部门工作活动、具有查考利用价值的原始文件材料（文字、图表、声像等）均属归档范围。
2、各基层单位、部门应归档的文件材料。
3、党和国家领导人及上级单位有关领导视察、检查本单位工作时有特殊保存价值的重要指示、讲话、题词、照片和录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。
4、股东会、董事会、年度工作会议、总裁办公会、项目论证会、业务专题会议等重要会议的会议纪要、记录的成套文件材料以及会议形成的声像材料等。
5、颁发的各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。
6、请示与批复文件。
7、年度工作计划、总结、参考价值的考察报告，重要工作汇报材料等。
8、领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，来自外单位的
与公司有关的文件材料。
9、员工花名册、员工个人信息档案、入离公司记录、劳动合同（协议）、薪酬制度，以及职务任免、职级评定、绩效考核、培训等人力资源管理工作中形成的文件材料。每年4月做归档封存。
10、财务预决算、财务凭证、财务账簿、相关财务往来协议、合同等。以上资料以3至5年为期限视情况做存档。
11、组织机构、人员编制，各基层单位、部门批准执行的规章制度。
12、企业历史沿革，包括企业简介、大事记、反映企业重要活动、事件的剪报、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物宣传册及展览照片、录音、录像等文件材料。
13、月度（或季度）的工作综述、项目动态等文件材料的定稿，编印的企业要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物（企业报、企业杂志等）的定稿、样本。
14、解决法律纠纷问题形成的文件材料。
15、企业所有对外签订的各种合同、协议书。
16、固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证。
17、在购置大型办公设备中形成的凭证、协议合同、图纸、使用说明书等设备资料。
18、审计、考核及接受上级单位检查等活动中形成的重要文件。
19、外单位与本企业的工作来往文件等。
五、归档要求
1、公司各基层单位、部门应在每年三月底以前将上年度已办理完毕、
需归档的文件材料整理、鉴定、立卷，定期向档案管理部门移交。
2、公司各基层单位、部门必须严格遵守归档制度，在接收相关文件后的`3个工作日内做好文件资料原件的归档工作，不得无故延期或不移交应归档的文件材料。不能及时归档的，或无法原件存档的，要做出相应说明。如因工作需要还需使用相关文件，应按先立卷归档后再办理借阅手续。
六、档案的鉴定与销毁
1、行政管理部对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，提出存毁意见，经企业有关领导批准后，按规定进行销毁。
2、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。若按规定需要销毁时，要由二人以上并在指定地点进行监销，档案管理人员要认真填写、编制销毁清单，经报总裁批准后方可销毁。
七、档案的借阅
1、公司各部门因工作需要，员工借阅本部门的业务档案需到行政管理部填写档案借阅单，经直接上级批准后方可借阅。
2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门主管同意或公司领导批准。
3、机密档案的借阅需经总裁（或分管副总裁）批准。
4、借阅档案必须严格履行登记手续，档案管理人员要及时对归还的档案进行检查和清点，并在登记薄上注销借用记录。
5、借阅的档案不得泄密、涂改、勾画、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经相关领导批准。
6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。
7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，将由行政管理部视情况给予经济处罚。
8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应报相关领导批准，且按公司有关保密规定办理。
9、公司人员岗位调动时，必须将借阅的档案及时归还。否则，人事专员有权拒绝办理调岗手续。
企业会计档案管理规章制度 篇二
第一章总则第一条为进一步加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，根据中国人民银行《银行会计基本规范指导意见》、《银行会计档案管理办法》和《江苏省农村信用社会计档案管理办法》，结合我市农村信用社实际情况，特制定本细则。
第二条本细则所指会计档案是农村信用社在业务经营和财务活动中形成的会计记录和重要史料，是金融档案的重要组成部分。
第三条联社财务会计部门负责辖内农村信用社会计档案的日常检查和管理，建立健全会计档案的归档、保管、查阅、交接、销毁和保密制度。接受省联社会计档案工作的指导、监督和检查。第二章会计档案的分类
第四条会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料。
㈠会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；
㈡会计账簿类：总账、各种分户明细账、日记账、固定资产卡片账、低值易耗品管理账、附注账簿、其他账簿；
㈢财务会计报告类：月度、季度、年度财务会计报告、余额表、附表、附注及文字说明； ㈣其他类：银行对账单、各种登记簿、会计档案移交（保管、销毁）清册、机构撤销（合并）交接清册、房屋购建的契据、计算机运行日志、客户挂失申请书、联行查询、查复书等。第三章会计档案的归档
第五条会计档案应整理立卷，装订成册，按照保管期限、类别和形成时间进行分类，编制会计档案保管登记簿，以便查阅。采用非纸介质存储会计档案的，应能满足阅读及打印要求。
第六条会计档案归档的基本要求：
㈠分类组卷。
会计档案立卷应采用“年度/保管期限/档案类别”的分类方法。即先将同一年度形成的会计档案按照保管期限分类，再将同一期限的报表、账簿、凭证等按类分开组卷并形成分类索引。 ㈡整理与装订
1、会计凭证的整理与装订。凭证按日整理装订。凭证整理应按照科目顺序排列，同科目按照先现金后转账顺序排列，现金传票按照收付顺序排列，转账传票按照借贷顺序排列，表外科目按照收付顺序排列。凭证过少的可将同一月份若干日凭证（不得超过5日）按日顺序合并装订，并用封面隔开；凭证过多的可分若干册装订。装订成册的凭证应在传票封面上填明要素，编写顺序号，注明日期、保管期限及档案号，由装订人员和会计主管人员在加封处签章。
2、会计账簿的整理与装订。总账按月分科目顺序整理装订，分户账将电脑打印分户账和手工记载分户账分开装订，分户账分科目、账号按年整理装订。在年度中间更换或结清的账页，应按照账号顺序分科目妥善保管，待年度终了统一整理装订。账页过多可分册整理装订。整理装订成册的账页，要填写“账首”和“账页目录”，另加封面、封底，在装订处加封并登记封面，注明名称、年度、保管期限、档案号，由装订人员和会计主管人员在加封处签章。
3、会计报表的整理与装订。按日打印的报表按月分类整理装订，按月、按季打印的资料以及结息和其他资料按年分类整理装订，另加封面、封底，在装订处加封，登记封面，注明名称、年度、保管期限、档案号，由装订人员和会计主管人员在加封处签章。
4、不需连续记载的各种登记簿应根据类别、使用年度和保管期限，统一编列档案号，作为相关年度的会计档案归档。连续记载的登记簿应按启用时间顺序编号，作为永久性档案统一编号归档。
㈢保存会计档案资料的磁盘或其他介质，也应按照档案资料的“年度/保管期限/类别”加以分
类、编号、张贴标签并加装介质封套，注明档案资料名称、年度、保管期限及档案号，由经办人员在标签及介质封套上签章。
㈣会计档案可采用纸、磁、光盘、缩微胶片等方便实用、易于保管的介质保存。原始凭证、票据、合同、股金证等具有法律效力的资料，应保存纸质档案。
㈤其他会计档案的整理与装订，按有关规定执行。第四章会计档案的保管
第七条各单位当年形成的会计档案，在会计年度终了后应及时收集整理归档保管。主管会计为兼职会计档案管理员。档案室应达到“五防”、“五无”的标准，即：防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物；无火患、无虫蛀、无霉烂、无鼠咬、无失窃。磁介质档案保管应具备防磁条件，每年翻录一次，实行双备份异地分别保管。磁介质档案应打印出书面档案装订保管。 档案室应按规定建立健全各类会计档案管理登记簿。
第八条会计档案的保管期限分为3年、5年、15年和永久保管。会计档案保管期限从会计档案形成的次年1月1日算起，可以延长，但不能缩短。
同一介质上有不同保管期限会计档案的，应按最长期限保管。同一会计档案采用不同介质保管的，至少应有一种介质的会计档案满足保管期限的要求。
第九条存款人开设的银行结算账户管理资料、会计电子化系统开发和修改的文档资料应作为会计档案进行管理。银行结算账户管理资料保管期限为该账户销户后10年，会计电子化系统开发和修改的文档资料保管期限为该系统停止使用或重大修改后5年。
第十条会计档案管理人员应按照档案保管期限对会计档案分类管理，逐项编号、登记，并及时入库(柜)保管，确保会计档案的完整无缺。信用分社、储蓄所、联站的会计档案纳入管辖信用社整理保管。会计档案管理人员调动需办理交接手续。出纳人员不得兼管会计档案。 第十一条会计档案管理人员要定期检查会计档案，及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其它技术处理。
第十二条辖内分支机构关闭、撤销、合并，所有会计档案移交接受社保管。
第十三条会计档案交接要编制移交清册，交接双方负责清点核对，双方负责人、监交人在交接后签章确认，监交人员由联社财务会计部门指派。涉及机构合并、关闭、撤销的档案交接，应经联社稽核部门核对；分社、储蓄所、联站保管的会计档案，在会计年度终了后应移交管辖信用社统一保管。第五章会计档案的调(查)阅
第十四条严格遵守会计档案调(查)阅登记制度，防止会计档案丢失和泄密。
内部查阅会计档案，应由查阅人提出申请，经联社财务会计部门及分管领导批准后方可查阅。采用网络形式查阅的，应严格执行有关控制制度。法律、法规授权部门调（查)阅会计档案时，应持有效证件和县以上主管部门的正式公函（文件），经联社主任或其授权人批准后，在档案管理员陪同下调(查）阅。
调（查)阅人可以抄录、照相、复印或复制，但不得涂改、圈划会计档案，不得将会计档案拆封和借出。档案管理员应对调调（查）阅情况进行记录，并由调（查）阅人签字确认。 调(查）阅会计档案的申请及公函应由经办人员和会计人员共同签章，专门保管，以备查考。
第六章会计档案的销毁
第十五条保管期限届满的会计档案，按照下列程序销毁：
㈠在联社财务会计部门监督下，编制会计档案销毁清册；
㈡联社主任在会计档案销毁清册上签署意见；
㈢联社稽核部门清查、核对会计档案销毁清册；
㈣报请省联社财务会计部门审批（销毁清册、稽核部门意见、联社主任意见作为附件）； ㈤由省联社财务会计部门、本联社财务会计部门、稽核部门和相关单位共同派人现场监销，并在销毁清册上签章确认。
会计档案销毁清册应注明要销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止时间、档案号、应保管
期限、已保管期限、销毁时间等内容；对会计凭证及附件要详细抄列凭证记载主要事项；采用磁盘或其他介质保存的会计档案，还应注明保存介质的档案编号、名称等内容。
销毁会计档案时，应将档案信息与其保存介质一同销毁。对销毁用磁盘或其他介质保存的会计档案，应会同有关技术人员共同进行。
第十六条保管期限届满但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的原始会计资料，不得销毁，应单独保管到未了事项完结为止。第七章罚则
第十七条会计档案必须妥善保管、有序存放、方便查阅、定期修复，防止会计档案毁损、散失、泄密。对违反会计档案管理规定并造成严重后果的，按照有关法律、法规及处罚办法追究相关人员责任。
企业会计档案管理制度 篇三
1、财务（包括内部核算财务）要根据国家档案管理有关规定和要求，对财务会计凭证、帐簿和会计报表等会计资料，定期整理，装订成册或立卷后送公司档案室存档。存档时，必须由财务经理核对、清点数量无误并签署存档记录表后，档案管理员方可给予存档。存放会计档案的档案柜必须双锁开关，钥匙由主管会计和财务经理各持一把（不同锁）任何人经批准后方可查阅财务档案，必须由主管会计、财务经理共同开锁，由主管会计妥善保管，严防失火、损坏、丢失。
2、公司内部任何人员调阅会计档案须经总经理批准。外来人员调阅或复制档案，要凭介绍信并经总经理批准。
3、档案销毁，须由上级主管部门和有关档案部门共同鉴定，由总经理批准后由主管会计与财务经理共同监督。销毁的档案须填写“会计档案销毁清册”。“会计档案销毁清册”要长期保存。
4、会计人员变动，须办理会计档案移交手续。并由财务经理或主管会计监交，填写移交清册，并由交接双方和监交人在移交清册上签名或盖章。
5、主管会计须设置会计档案管理记录簿，档案收发调阅等事项要及时登记，出纳人员不能兼管会计档案管理。
6、会计凭证是记载经济业务发生，明确经济责任的书面凭证，是记帐的依据。会计帐簿是记录经济业务发生的簿籍，是编制会计报表的依据，取得或填制会计凭证，登记帐簿，是会计核算方法中不可缺少的两项内容。
7、会计凭证分原始凭证和记帐凭证，相关会计人员对公司发生的每一项经济业务，必须逐笔按凭证的具体业务内容、数量、金额编制记帐凭证。各种原始凭证必须具备：凭证名称、填制日期、单位名称、经济业务内容摘要、数量和金额、填制单位或财务专用章、发票专用章、经办人签名或盖章。
8、会计凭证要妥善保管，会计人员要根据审核无误的原始凭证填制记帐凭证。要遵循借贷记账法的原则，据以登记帐簿。
9、记帐凭证可根据每一凭证单独填制，也可根据原始凭证汇总表填制，每月终了应将已登记过帐簿的原始凭证和记账凭证分类装订成册。
10、财务部设置现金和银行存款两种日记帐、总账和符合公司经营需要的各种明细帐、明细分类帐簿等。登记帐簿要做到数字准确、摘要清楚、登记及时、有根据，并能反映各项资金占用和资金的来龙去脉，以便对帐簿记录进行分析查核。
11、各种帐簿的记录必须月月核对，做到帐证相符、帐实相符、帐帐相符、帐表相符。按月结帐前必须将本月内发生经济业务全部记入帐簿。对各种会计凭证和会计帐簿的具体格式，必须按上级主管部门的要求处理。
12、任何会计档案、帐本、凭证等会计资料需复印必须由财务经理书面批准，否则微机室不予受理。
关于会计档案管理制度 篇四
第一条：会计档案是公司一切商事经营活动在财务核算管理的最终 归集。
是一个公司档案管理的核心。
会计档案保存是否完整直接关系到 公司长远的经济利益能否得以保全。
会计档案的完整也是公司主要相关 负责人最重要的经济法律责任之一。
第二条： 为了加强公司会计档案管理和财务监督， 确保公司的合法 利益，根据《中华人民共和国财政部、国家档案局第 79 号令——会计案 管理办法》 、集团档案管理规定，结合公司的具体情况，特制定本办法。
第三条：在公司内部使用、取得和保管会计档案的部门和个人，必 须遵守本制度。
第二章：会计档案 第四条：会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的 会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。
第五条： 会计档案和范围： 会计档案的范围指会计凭证、会计账簿、会计报表、包括通过以及其他会计核算资料等四个部分。
一、会计凭证：会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证 明。
它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。
二、会计账簿：会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成，以会 计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。
它包括 按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款 日记账以及辅助记备查簿等。
三、会计报表： 会计报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性 书面文件，有主要财务反映指标快报，月、季度会计报表、中期会计报1
江苏宜尔杉集团文件编号 文件版次 页 次YESJT-GL-001 A/0 8会计档案管理制度表、年度会计报表。
包括资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表 附表、附注、财务情况说明书等。
四、其他会计核算资料：其他会计核算资料属于经济业务范畴，与 会计核算、会计监督紧密相关的， 由财务部门负责办理的有关数据资料。
如：经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额 的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清 册等。
五、同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案: （一)形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和 传输； （二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计 资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报 表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序； （三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档 案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他 纸质会计档案的检索关系； （四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改； （五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故 和人为破坏的影响； (六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保 存价值的会计档案。
第三章：会计档案的装订和保管 第六条：会计档案的。整理立卷：会计年度终了后，对会计资料进行 整理立卷。
会计档案的整理采用的办法是：分类标准统一、档案形成统 一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。
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江苏宜尔杉集团文件编号 文件版次 页 次YESJT-GL-001 A/0 8会计档案管理制度一、分类标准统一。
将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三 类报表，四类文字资料及其他。
二、档案形成统一。
案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。
三、管理要求统一。
建立财务资料档案簿、会计资料档案目录；会 计凭证装订成册，报表和文字分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编 装订成册。
第七条：会计档案的装订：会计档案的装订主要包括会计凭证、会 计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。
会计凭证的装订，一般每月 装订一次。
装订好的凭证按年分月妥善保管。
第八条：会计凭证装订前的准备工作： 一、分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全； 二、按凭证汇总日期归集确定装订成册的本数； 三、摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针） ，对大的 张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持 数字完整； 四、整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明 原因。
再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否 随附齐全； 五、记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的 印章是否齐全。
第九条会计凭证装订时的要求： 一、装订尽可能缩小所占部位， 使记账凭证及其附件保持尽可能大 的显露面，以便于事后查阅。
二、凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略 大于所附记账凭证； 三、装订凭证厚度一般为 3 厘米，装订牢固，美观大方。
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江苏宜尔杉集团文件编号 文件版次 页 次YESJT-GL-001 A/0 8会计档案管理制度第十条： 会计凭证装订后的注意事项： 一、每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管 人员和装订人员签章； 二、在封面上编好卷号，会计凭证装订成册后，装入会计凭证档案 盒以便妥善保护。
按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号， 以便于调阅。
第十一条：会计账簿和装订：各种会计账簿年度结账后，除跨年使 用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。
基本要求是： 一、账簿装订前， 首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户口是 否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订 封底的顺序装订。
二、活页账簿装订要求。
1 、多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等应分别装 订，应按同类业务、同类账页装订在一起，并按会计科目编号顺序依次 排页。
2 、在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员 和装订人（经办人）签章 3 、计算机打印的账页应在左侧留出装订线， 不得以打印纸原有道 孔穿线装订。
第十二条： 账簿装订后的其也要求： 一 、会计账簿应该牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、加空 白纸的现象。
二、会计账簿的封面要严密，封面处要加盖公司财务印章。
三、封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号 为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分类明4
江苏宜尔杉集团文件编号 文件版次 页 次YESJT-GL-001 A/0 8会计档案管理制度细账等。
四、会计账簿按保管期限分别编制卷号， 如现金日记账全年按顺序 编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。
第十三条 ：会计报表的装订：会计报表编制完成及时报送后。
一、会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数， 上边和左边对齐压平， 防止折角， 如果损坏部位修补后完整无缺地装订； 二、会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各 种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底； 三、按保管期限编制卷号。
第十四条：会计档案的保管：当年会计档案，在会计年度终了后， 可暂由财务部门保管宜一年，最长不超过两年，期满之后原则上应由财 务部门编制清册移交本单位的档案部门保管。
财务会计部门在将会计档 案移交档案管理部门时，应按下列程序进行： 一、开列清册，填写交接清单； 二、在账簿使用日期栏填写移交日期； 三、交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。
第十五条：会计档案的保管要求： 一、会计档案室应选择在干燥防水的地方， 并远离易燃品堆放地， 周围应备有防火器材。
二、会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以 便查找。
三、会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生， 以防虫蛀、防鼠咬。
四、会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的 地方，以利查阅，并防止潮湿； 五、设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿，严防毁5
江苏宜尔杉集团文件编号 文件版次 页 次YESJT-GL-001 A/0 8会计档案管理制度坏损失、散失和泄密；六、会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。
第四章会计档案的借阅 第十六条会计档案的借阅 一、会计档案为本单位所利用，原则上不得借出，有特殊需要须 经单位领导、财务负责人员批准。
二、外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管 人员或单位领导人批准后， 方可办理借阅手续； 单位内部人员借阅手续。
借阅人应认真填写档案借阅登记簿， 将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。
三、本单位人员需要档案资料，在登记报批后由档案管理人员陪 同翻阅或者复印。
四、借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册， 也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准 后方能携带外出或复制原件） 。
会计档案管理规章制度 篇五
1、目的
2、范围
3、会计档案的定义和分类
3.1会计档案是指会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计档案分为以下几类：
3.1.1会计凭证：包括外来的和自制的各种原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证，涉及对外对私改造资料，银行存款（借款）对账单及余额调节表等。
3.1.2会计账簿：包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。
3.1.3财务报告：月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。
3.1.4发票：增值税专用发票和普通发票，收款收据。
3.1.5其他会计资料：银行存款余额调节表，银行对帐单，物资盘存表，领料单，其他应当保存的会计核算专业资料，补助项目申报资料，工商年检资料等。
4、会计档案的整理
4.1会计凭证：
（1）每月完成会计结帐后，于次月下旬将会计凭证装订成册，根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观，每本凭证2.0cm厚左右。
（2）会计凭证装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、凭证起止号、凭证册数、装订人签章等。
4.2会计账簿：各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。
（1）会计账簿在办理完年度结账后，于次年3-4月份打印，分类装订存放档案室。
（2）会计账簿的装订顺序：会计账簿装订封面-按本账簿页数顺序装订账页-会计账簿装订封底。
（3）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。
（4）会计账簿装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、账簿名称、加盖装订人印章等。
4.3会计报表：
（1）会计报表编制完成并按时报送后，按月留存报表，会计报表、税务报表申报完成后于次年2月前按年装订成册，统一归档保管。统计报表申报完成后于次年3月按年装订成册，统一归档保管。
（2）装订封面的`所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、报表名称、加盖装订人印章等。
4.4财务报告：收到报告后，统一编号入档，编号为签发单位第一位字母缩写(XX)—年度(XXXX)-月(XX)-流水号(XX)，项目审计报告按补助项目申报资料整理。
4.5发票：
（1）出口发票存根联：每本开完后加封面装订成册，封面内容填写齐全：单位名称、发票起止号、
开票起止日、开票人、装订人签章。
（2）增值税发票抵税联：按发票认证月份，于次月25日前每100份装订一册，统一归档保管。按开票日期先后顺序装订，装订顺序：封面—认证结果通知——认证清单——发票——封底，封面内容填写齐全：单位名称、发票认证所属年月、份数、汇总金额（按同类税率分类汇总）、册数、装订人签章。
（3）收款收据、作废、红冲发票：按年整理，于次年2月装订成册，统一归档保管。按开票日期先后顺序装订，装订顺序：封面—目录—发票（收据）—封底，封面内容填写齐全：单位名称、年份、份数、装订人签章。
4.6其它会计资料：
（1）银行存款余额调节表、银行对帐单：按年整理，年度对帐结束后，按月顺序整理装订成册归档保管，装订顺序：封面—银行存款余额调节表、银行对帐单—封底，封面内容填写齐全：单位名称、年、资料名称、装订人签章。
（2）出口备案资料：正式申报后，按凭证多少装订成册，每本凭证3cm厚左右，统一归档保管。装订顺序：封面—目录—备案资料—封底，封面内容填写齐全：单位名称、年月、资料名称、装订人签章。
（3）物资盘点表：按月装订整理，封面内容填写齐全：单位名称、年月、资料名称、装订人签章。
（4）领料单：每月封箱存放档案室。
（5）补助项目申报资料：按项目分类整理归档保管。
（6）工商年检资料：按年整理归档保管。
4.7会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理。
5、会计档案的归档保管
5.1财务部设专人保管会计档案，出纳人员不得兼管会计档案。会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、保管、调阅、销毁等一系列工作。
5.2当年的会计档案在会计年度终了后，由财务部按照归档要求，负责装订成册，编制《档案管理台帐》，移交至财务部会计档案管理人员。
5.3保存期限15年以上的档案。会计年度终了后，3年内存放在档案柜（标识：年份、起止月份、档案名称），3年满后放入纸箱封存保管，封箱标识：年份、起止月份、档案名称。
5.4会计档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制《文件（记录）移交销毁申请单》，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。
6、各种会计档案的保管期限
6.1会计档案保管期限：参见附表《会计档案保管期限表》。
6.2会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
6.3会计档案的具体名称如有同本制度附表所列档案名称不相符的，可以比照类似的保管期限办理。
7、会计档案的借阅使用
7.1会计档案不允许随意借阅、复制，不得自行借出、复制，需经财务部经理批准后方可借阅，填写《文件借阅、复制记录》，且借阅资料不可转借。
7.2涉及司法案件需查阅、复印会计资料时，应事前由公司财务总监批准。
7.3借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，如有特殊需要，经财务总监批准。
7.4借阅会计档案人员，不得在档案中标画，不得拆卸，更不得抽换，归还时保证档案资料完整无损。
7.5归还档案时需经会计档案管理人员审核无误后才可入档，并填写归还时间，保留备查。
8、会计档案的销毁
8.1每年9月份，会计档案保管人员对保管期满会计档案进行整理，提出提出《文件（记录）移交销毁申请单》报经财务总监批准后，方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立档，由档案保管部门保管到结清债权、债务时为止。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。
8.2监销人在销毁会计档案前，应当按照《文件（记录）移交销毁申请单》所列内容清点核对所要销毁的会计档案。
8.3销毁会计档案时，应当由行政部和财务部共同派员监销。销毁后，应当在《文件（记录）移交销毁申请单》签名盖章，《文件（记录）移交销毁申请单》永久保存。
9、附则
9.1本制度自2013年11月1日起执行。以前制度与本制度相抵触的，以本制度为准。
9.2本制度未尽事宜，按公司有关制度执行。
9.3本制度由公司财务部负责解释和修改。
10、相关记录
10.1《档案管理台帐》
10.2《文件借阅、复制记录》
10.3《文件（记录）移交销毁申请单》
会计档案管理制度 篇六
一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理
1、公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档
1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅
1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时不得带出公司。
关于会计档案管理制度 篇七
一、为了加强会计档案管理，保证会计档案的安全、完整，根据《中华人民共和国会计 法》《中华人民共和国档案法》及《会计档案管理办法》的规定，结合本公司的实际情 、况，制定本制度。
二、本制度适用于公司档案部门和财务部门的会计档案管理工作。
第二章 会计档案管理部门及人员 一、档案部门和财务部共同负责会计档案管理工作的开展和协调。
二、公司档案部门和财务部指定专门人员作为会计档案员负责会计档案的保管工作。
档案员 应具备爱岗敬业、认真负责、耐心细致、熟悉相关法律法规、持有《会计从业资格证》 等条件。
三、按照不相容岗位分离的原则，出纳员不得兼任会计档案员。
第三章 会计档案归档的范围 一、会计凭证 （一) 原始凭证 1、自制原始凭证 (1） 一次凭证。
如入库单、出料单、支付申请单等； (2) 累计凭证。
如限额领料单等； (3) 汇总原始凭证。
如发料凭证汇总表、收料凭证汇总表、现金收入汇总表等； (4) 记账编制凭证。
如购货发票、收据等。
（二） 记账凭证 二、会计账簿。
包括总账、明细账、日记账、各种辅助账等。
三、财务会计报告。
包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表（新的会计 准则要求在年报中披露） 、附表及会计报表附注和财务情况说明书。
四、其它会计核算资料。
凡与会计核算机密相关的， 由会计部门负责办理的有参考价值的数 据资料。
如：经济合同、银海余额调节表、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核
定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。
实行会计点算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应 视同会计档案一并管理。
第四章 会计档案的整理和装订 一、会计档案的整理立卷。
会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。
会计档案的整 理一般采用“三统一”的办法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并 分门别类按各卷顺序编号。
（一） 分类标准统一 一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。
（二) 档案形成统一 案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一 (三） 管理要求统一 建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立 卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。
（四） 会计档案的装订。
会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表和其他 文字资料的装订。
1、会计凭证的装订 一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。
（1） 会计凭证装订前的准备工作 a. 分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全； b. 按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数； c. 摘除凭证内的金属物（如订书针、大头针、回形针） ，对大的张页或附件要折叠成通记 账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整； d. 整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现却号要查明原因。
再检查附件有否漏 缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全； e. 记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。
（2） 会计凭证装订时的要求： a. 用“三针引线法”装订，装订凭证应该使用棉线，在左上角打上三个针眼，实行三眼一 线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占的部位，使记 账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于时候查阅； b. 凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证； c. 装订凭证厚度一般 1.5 厘米，方可保证装订牢固，美观大方。
（3） 会计凭证装订后的注意事项。
a. 每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章； b. 在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。
2、会计账簿的装订 各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。
基本要求是： (1) 账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，帐页数是否齐 全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按 页数顺序排列的帐页、会计账簿装订封底的顺序装订。
（2） 活页账簿装订的要求： a. 保留已使用过的帐页，将帐页数填写齐全，去除空白页和撤掉帐页夹，用质好的牛皮纸 做封面、封底，装订成册。
b. 多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类帐
页装订在一起。
c. 在本账的封面上填写好账目的种类，编号卷号，会计主管人员和装订人员（经办人）签 章。
（3） 账簿装订后的其他要求： a. 会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。
b. 会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。
c. 封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为 总账、现金日记账、银海存(借)款日记账、分户明细账。
d. 会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明 细账、辅助账全年按顺序编制卷号。
3、会计报表的装订 会计报表编制完成及时报送后， 留存的报表按月装订成册谨防丢失。
小公司可按季装订 成册。
第一，会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐 压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订；第二，跨级报表装订顺序为：会 计报表封面、会计报表编制说明书、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的 封底；第三，按保管期限编制卷号。
第五章 会计档案的移交 财务会计部门在将会计档案移交本单位档案部门时，应按下列程序进行： （一) 开列清册，填写《会计档案移交单》 （二） 在账簿使用日期栏填写移交日期 (三） 交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。
第六章 会计档案的归档保管 一、公司档案部门和财务部专门指定档案室或档案柜存放会计档案。
保管地点应具备完善的 防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。
当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部保管一年，期满后移交档案部门保管。
二、会计档案的保管要求 （一) 会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防 火器材； （二） 采用透明塑料薄膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞； （三） 会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀； （四） 会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止 潮湿； （五） 设置保管清册（附表 5） ，严防毁坏损失、散失和泄密； (六） 会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。
会计档案保管专员负责全部会 计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。
三、机构变动或档案管理专员调动时， 应办理交接手续， 由原管理人员编制会计档案移交清 册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接受。
四、会计档案的保管期限 按其特点可分为永久性和定期性两类。
凡是在立档单位会计核算中形成的， 记述和反映 会计核算的， 对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案， 应永久保存。
定期保管期限分为 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年 5 种。
会计档案的保管期限，从会计年 度终了后的第一天算起，如：1996 年年度终了日为 12 月 5 日，保管期限按 1997 年元月 1 日开始计算。
为了全面反映会计档案情况，上档部门应设置“会计档案备查表”及时记载会计档案的
保存数、借阅数和归档数，做到心中有数、不出差错。
第七章 会计档案的借阅使用 一、会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经总经理、财务负责人批 准。
二、外部借阅会计档案时， 应持有单位正式介绍信、经总经理、财务总监或财务经理批准后， 方可办理借阅手续；单位内部人员借阅会计档案时，应填写《会计档案借阅申请表》 。
经会 计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。
档案库管员应登记《档案借阅登记表》 ， 将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。
三、借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，拆散员卷册，也不得涂改抽换、携带外出 或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件） 。
四、借出的会计档案，会计档案管理专员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。
第八章 会计档案的销毁 一、会计档案保管期满，需要销毁时由本单位档案机构会同会计机构共同编写《档案销毁申 请表》 ，提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册。
二、机关、团体、事业单位和非国有公司会计档案要销毁时，报本单位领导批准后销毁；国 有公司经公司领导审查，报请上级主管单位批准后销毁。
三、会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由 档案部门保管到结清债权债务时为止；建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。
四、销毁会计档案时前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；各单位销毁会计 档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销； 各级主管部门销毁会计档案时， 应由同级财 政部门、审计部门派员参加监销；财务部门销毁会计档案时，应由同级审计部门派员参加监 销；会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示 负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。